E-Doręczenia, czyli cyfrowy ekwiwalent listu poleconego za potwierdzeniem odbioru
E-doręczenia zaczęły obowiązywać powszechnie wraz z początkiem nowego roku. W odniesieniu do wielu podmiotów publicznych korzystanie z tej metody komunikacji jest od stycznia 2025 r. obligatoryjne, jednak obywatele mają możliwość zadecydować, czy i kiedy ustanowią skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Do chwili podjęcia przez nich takiego kroku wciąż mogą wykorzystywać wcześniej dostępne sposoby załatwiania procedur urzędowych.
Osoby prywatne, które nie uruchomiły jeszcze skrzynki do doręczeń elektronicznych, mają prawo korzystać z dotychczasowych kanałów kierowanych do wymiany pism z instytucjami publicznymi, takich jak platforma ePUAP, list polecony czy osobista wizyta w urzędzie. Jeżeli na przykład obywatel skomunikuje się z urzędem poprzez platformę ePUAP, wówczas powinien spodziewać się odpowiedzi w tej samej formie. Trzeba pamiętać, że urzędy piszące do osób prywatnych w oficjalnych sprawach nie mogą inicjować korespondencji przy pomocy ePUAP. Ten wariant komunikacji jest zarezerwowany wyłącznie dla odpowiedzi na zapytania najpierw wysłane przez obywatela.
Publiczna Usługa Hybrydowa w e-Doręczeniach – Zielona Góra
Jeśli zaś to podmiot publiczny pragnąłby skontaktować się z osobą prywatną i przekazać jej materiały lub dokumenty wymagające potwierdzenia odbioru, wtedy po 1 stycznia 2025 r. powinien użyć Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Obejrzyj film o Publicznej Usłudze Hybrydowej w e-Doręczeniach. Jest ona świadczona w ramach e-Doręczeń i łączy komunikację cyfrową z papierową. Urząd wysyła korespondencję elektronicznie, która zostaje następnie wydrukowana i dostarczona adresatowi przez operatora wyznaczonego. Aktualnie funkcję tę pełni Poczta Polska. W ściśle określonych prawem sytuacjach wskazanych w ustawie o doręczeniach elektronicznych instytucja publiczna może sięgnąć po tradycyjną przesyłkę pocztową. Dla obywatela obie te ścieżki, a więc PUH i list polecony, będą wyglądały analogicznie: doręczyciel przekaże przesyłkę za potwierdzeniem odbioru lub pozostawi awizo sygnalizujące, że dokumenty czekają w placówce pocztowej.
Ważna reguła dla korzystających z e-Doręczeń. O ile w przypadku obywateli, którzy nie posiadają aktywnej skrzynki do e-Doręczeń, sprawa jest klarowna, o tyle osoby, które założyły adres i aktywowały skrzynkę w nowym systemie, muszą pamiętać o istotnej zasadzie. Pamiętaj! Jeżeli obywatel rozpocznie kontakt z instytucją publiczną przy użyciu platformy ePUAP, a odpowiedź będzie wymagała od urzędników potwierdzenia odbioru, to zostanie ona skierowana poprzez e-Doręczenia. Pracownik urzędu ma bowiem obowiązek w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dana osoba ma działającą skrzynkę doręczeń elektronicznych. Jeśli tak jest, wtedy odpowiedź na korespondencję wysłaną przez ePUAP zostanie przekazana obywatelowi za pośrednictwem e-Doręczeń.
Integracja ePUAP oraz e-Doręczeń oferuje obywatelom, którzy równolegle mają konto na ePUAP oraz skrzynkę e-Doręczeń, możliwość prowadzenia wymiany dokumentów z instytucjami publicznymi przez jedną wspólną skrzynkę.
E-doręczenia dla osób prywatnych i firm – koszty
Korespondencja prowadzona z podmiotami publicznymi za pomocą e-Doręczeń jest dla wszystkich obywateli wolna od kosztów. Osoby fizyczne nie ponoszą wydatków związanych z wysyłką konwencjonalnych przesyłek poleconych, nie płacą za znaczek, kopertę, przybory biurowe czy druk papierowy. Aby posługiwać się nowym systemem, wystarczy utworzyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Można to zrobić w paru nieskomplikowanych krokach, wypełniając wniosek poprzez stronę mObywatel.gov.pl.
Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń?
Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?
Czy spółka, stowarzyszenie, fundacja – muszą korzystać z e-Doręczeń?
Twoja firma będzie miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia. Pierwszym krokiem jest założenie adresu i wpisanie go do bazy adresów (BAE) lub złóż wniosek do korzystania z e-doręczenia jednocześnie z aktywacją BAE tutaj.
Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń dla firmy?
Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń
E-doręczenia: najważniejsze informacje dla przedsiębiorcy
Do kiedy aktywować e-doręczenia dla firm?
Spółki, które zarejestrowały działalność przed 1 stycznia 2025:
- CEIDG – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku
- KRS – muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS po 1 stycznia 2025 roku – zakładają adresy i skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji.
Po aktywowaniu osobista skrzynka do doręczeń elektronicznych pozostaje dostępna z poziomu komputera bądź smartfona w dowolnym miejscu i o każdej porze.